Tiêu chí chọn giải pháp số hóa tài liệu phù hợp

[Nguyễn Huỳnh Như]

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số hiện nay, việc số hóa tài liệu không chỉ là một xu hướng mà là một nhu cầu cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp. Các giải pháp số hóa tài liệu giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả công việc, và đặc biệt là đảm bảo bảo mật thông tin. Tuy nhiên, không phải giải pháp số hóa nào cũng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng về quy mô, lĩnh vực hoạt động, và yêu cầu bảo mật. Do đó, việc lựa chọn một giải pháp số hóa tài liệu phù hợp trở thành một bài toán không hề đơn giản.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách chọn phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ phù hợp cho doanh nghiệp, các tiêu chí quan trọng cần xem xét, cũng như các loại giải pháp số hóa phổ biến hiện nay. Bài viết cũng sẽ cung cấp các số liệu thực tế và minh chứng từ các nghiên cứu để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả nhất.​

1. Đánh giá nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp​

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu số hóa tài liệu của mình. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:​

• Loại tài liệu cần số hóa: Bao gồm các tài liệu pháp lý, hợp đồng, báo cáo tài chính, hồ sơ nhân sự, v.v.​
• Số lượng và quy mô tài liệu: Giải pháp số hóa cho doanh nghiệp nhỏ sẽ khác so với doanh nghiệp lớn có khối lượng tài liệu khổng lồ.​

Theo báo cáo của McKinsey, các doanh nghiệp lớn (có trên 500 nhân viên) tiết kiệm được đến 40% chi phí văn phòng sau khi triển khai số hóa tài liệu.
​

​

2. Độ tin cậy và bảo mật của giải pháp​

Bảo mật là yếu tố quan trọng khi lựa chọn giải pháp số hóa. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng giải pháp số hóa có các tính năng bảo mật mạnh mẽ, như mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng và khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu.
Báo cáo của Ponemon Institute chỉ ra rằng 60% các doanh nghiệp bị rò rỉ dữ liệu trong quá trình chuyển đổi số do thiếu các biện pháp bảo mật mạnh mẽ.​

3. Khả năng tích hợp và mở rộng của giải pháp​

Giải pháp số hóa tài liệu cần có khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện có như CRM, ERP, và phần mềm kế toán. Hơn nữa, giải pháp phải có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp khi lượng tài liệu gia tăng.
Theo khảo sát của IDC, 71% doanh nghiệp yêu cầu phần mềm số hóa tài liệu có khả năng tích hợp với các hệ thống khác.

>>> Tìm hiểu ngay: Số hóa và chuyển đổi số là gì? Kèm ví dụ thực tiễn

Với những thông tin và phân tích đã trình bày trong bài viết này, hy vọng doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định đúng đắn khi lựa chọn giải pháp số hóa tài liệu, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu và hướng tới một môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và tiết kiệm chi phí.
​