Tuy mỗi doanh nghiệp, tổ chức có một vai trò, nhiệm vụ không giống nhau nhưng đều có một điểm chung đó là sẽ luôn phát sinh những giấy tờ, tài liệu, văn bản đi đến phải lưu trữ để sử dụng, tra cứu trong quá trình hoạt động. Việc biên soạn, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản...